Als Gruppe zoomen? Nicht ganz einfach!

Manchmal bin ich eine Eule. Nein, kein Nachtmensch, auch kein Exemplar von Bubo Bubo (lateinisch für Uhu – hat etwa jemand gerade an Schlafen gedacht?), sondern ich bin Mitglied im KKE, dem „Kommunikations-Kreis Eule“ (www.kke-online.de). Und da ich beruflich u.a. als Moderatorin arbeite, habe ich kürzlich die Aufgabe übernommen, die KKE-Gruppe zu moderieren – diesmal virtuell per Zoom.

Klingt erstmal so, als ob das nichts Besonderes wäre. Schließlich sind viele von uns seit Monaten im Homeoffice, im Lock- oder Shutdown, machen Homeschooling und treiben – oft unfreiwillig – ihre Digitalisierung voran.

„Lass‘ uns doch einfach mal per Zoom treffen…!“

Ja, gute Idee, das ersetzt zwar nicht das analoge Miteinander, aber es überbrückt die Corona-Situation und grundsätzlich kann man vieles damit machen. Nur das „einfach mal…“ – das klappt nicht, jedenfalls nicht, wenn wir auch virtuell einen gewissen Anspruch an moderierte Treffen aufrecht erhalten wollen! Vielleicht sind daher schon viele Menschen online-Besprechungs-müde, weil die Qualität einfach nicht stimmt? Als dera-ausgebildete Moderatorin habe ich klare und sichere Standards!

Analog wie digital gilt:

Der Erfolg einer moderierten Veranstaltung hängt zu 80% von einer guten Vorbereitung ab!

Und die fällt natürlich nicht einfach weg, weil wir das Medium wechseln, jeder Teilnehmer zu Hause gemütlich auf Sessel oder Couch sitzen kann oder weil wir uns schon so lange kennen!

Alle 4 Eckpunkte einer Moderation müssen gut vorbereitet werden. Während der Moderation sind sie zudem für die Steuerung des Gruppenprozesses hilfreich und hinterher geben sie uns eine hilfreiche Struktur für die Auswertung:

„dera“ ist die Mitte von „Mo-dera-tion“ und der Name der Moderationsausbildung von ISS Glathe. http://www.mo-dera-tion.de

Mit guter Vorbereitung können auch virtuelle Meetings ansprechend, kommunikativ und letztlich erfolgreich moderiert werden. Dazu einige ausgewählte Tipps zur Vorbereitung, hier speziell für die Eckpunkte „Teilnehmer“ sowie „Methoden / Techniken / Hilfsmittel“:

Tipps zum Eckpunkt „Teilnehmer“:

  • Kläre die Vorerfahrungen der Teilnehmenden hinsichtlich des ausgewählten Konferenz-Tools und der technischen Ausstattung.
  • Biete vor dem eigentlichen Treffen einen reinen Technik-Termin an, an dem jede/r Video- und Audio-Verbindungen checken und auch die wesentlichen Funktionen des Konferenz-Tools (z.B. Zoom) gemeinsam mit Dir als Moderator/in ausprobieren kann (z.B. Whiteboards, Kleingruppenräume, Chat, Teilen von Dateien, etc.). Das senkt die Hemmschwelle für Unerfahrene in der Gruppe und spart später Zeit (und Nerven) in der eigentlichen Moderation.
  • Begrenze die Gruppengröße! Wenn Du als Moderator/in „allein auf weiter Flur“ bist und auch Chat, geteilte Dateien und Technik(probleme) allein bewältigst, wird es ab 12 Personen unübersichtlich und in der Qualität kritisch.
  • Co-Moderation bzw. Assistenz zur technischen Unterstützung durch eine weitere Person schafft Entlastung.

Tipps zum Eckpunkt Methoden, Techniken, Hilfsmittel
(speziell bezogen auf online-Konferenz-Tools):

  • Übe selbst mit dem ausgewählten Konferenz-Tool, lies Tipps und Anleitungen, probiere in einem „Trockenlauf“ die Dinge aus, die Du auch in der moderierten Veranstaltung einsetzen willst, am besten zusammen mit Co-Moderator/in und Assistenz.
  • Plane häufigere Pausen und den Wechsel zwischen Plenum und Kleingruppen ein.
  • Schaffe Raum für bilaterale Gespräche (Räume für Kleingruppen bei freier Zuordnung für die Teilnehmenden) vor Beginn des Treffens und für die Pausenzeiten. Richte einen Raum für (Kaffee-)Pausen ein.
  • Sorge für Abwechslung und besondere Erlebnisse!
    Auch das Zuschalten von Gästen oder gemeinsames Ansehen von Videos lockern auf. (Im KKE hatten wir kürzlich sogar Livemusik!)
  • Mach‘ keine langweilige Powerpointpräsentation, auch wenn das einfache Teilen von Dateien am Bildschirm dazu verleitet. Ein Begrüßungs-Chart kann motivierend wirken. Ansprechende Bilder / Illustrationen passend zum Thema prägen sich ein und verankern das Erlebte auf emotionaler Ebene.

(Beispiel-Illustration: KKE-Eule trotzt Corona)

  • Tools und Hilfsmittel sind genau das: Hilfen, Werkzeug. Sie sollten unterstützen, aber nicht im Vordergrund stehen. Weniger ist oft mehr, also kein „Feuerwerk“ der virtuellen Möglichkeiten. Der Gruppenprozess und die Ergebnisse haben Vorrang!
  • Wenn Du etwas zum ersten Mal (mit der Gruppe) ausprobierst, sprich es ruhig an, dass dies jetzt ein Versuch ist (und auch etwas schiefgehen kann).

Bleibe locker – anfangen und akzeptieren, dass nicht alles (gleich) klappt!

Du willst mehr? Eine fundierte (analoge) Ausbildung in Moderation und viele weitere Tipps und Übungsmöglichkeiten oder ein Moderations-Coaching gibt es bei ISS Glathe in unserer dera-Ausbildung (http://www.mo-dera-tion.de).

Ob virtuell oder analog – alles Gute, und vielleicht bis bald?

dera®-Alumni-Club: eine sehr lebendige Gruppe!

Bei unserem letzten dera®-Alumni-Treffen ging es sehr lebendig zu – nicht nur beim Thema „Wirbelgruppen“, das Ilka Knippel uns vorgestellt hat (wir erweitern regelmäßig unsere Moderationskompetenz – diesmal mit einer Methode für die Arbeit mit Großgruppen).

Auch das Schwerpunktthema „(M)eine gute Internetseite als Instrument des modernen online-Marketings“ hat uns bewegt und inhaltlich angereichert – Marcus Henke sei Dank, der uns kurz, kompetent und informativ in dieses komplexe Thema eingeführt hat.

Eine der Anregungen habe ich hier gleich ausprobiert: bewegte Bilder als eyecatcher!

Wer mehr über die dera®-Moderationsausbildung des ISS und den dera®-Alumni-Club erfahren möchte, besucht uns auf www.mo-dera-tion.de und liest die Blogartikel in der Kategorie „dera“.

Susan Glathe (dera®-Trainerin), November 2017

dera®-Moderations-Blog: Birgit

„Back to the roots“

Wir kennen sie alle – die vielen vielen Präsentationen und Vorstellungen, die zu 95 % aus Power Point Präsentationen bestehen, mal mehr, mal weniger gut gemacht. Und wir kennen sie auch alle, die Moderatoren, die stumpf Präsentationen vor- bzw. ablesen – Präsentationen mit viel zu viel Text, Präsentationen mit viel zu vielen Folien!

Ich selbst erlebte kürzlich als Teilnehmerin eine Präsentation mit 79 Folien (!). Ab Folie 25 habe ich innerlich „abgeschaltet“, es hat mich förmlich erschlagen. Links rein, rechts raus – hat geholfen.

Ich liebe Veranstaltungen, wo ich nicht auf eine Leinwand starren muss oder wenn schon, dann eher auf einen guten Moderator, der mit wenigen (max. 3-6) Folien seinen lebhaften Vortrag gezielt unterstützt. Aber noch schöner finde ich die guten alten Flipcharts.

Ich selbst – angeregt durch meine eigene Moderationsausbildung, angeregt durch die „Glathes“, die gern damit arbeiten – arbeite super gern mit „Flips“. Ich traue mich mittlerweile sogar ans Malen. Ganz ehrlich? Dafür habe ich noch mal zusätzlich zwei Seminare gebucht „Zeichnen am Flipchart“.

Aus mir wird nie eine tolle Zeichnerin, aber …. ich kann mittlerweile Flips visuell darstellen. An das Professionelle von Susan Glathe komme ich zwar nicht ran, …

… aber ich bin besser geworden und es macht mir Freude!

Die Flips haben einen großen Vorteil – sie bleiben während einer Veranstaltung – anschaulich für die Teilnehmer – hängen. Jeder kann individuell immer wieder den Blick darauf werfen oder sich daran „lang hangeln“ und Verbindungen knüpfen. Sie dienen vorbildlich als Vorlage für ein Simultanprotokoll. Sie hinterlassen Individualität und sind ein guter Erinnerungsanker für die Teilnehmer.

Danke an die dera-Ausbildung, die mich dafür sensibilisiert und mobilisiert hat!

dera®-Moderations-Blog: Birgit

„Der Betriebsrat ist skeptisch“

Ein neues Projekt stand an, sogar ein ziemlich großes. Ein großes Krankenhaus (mit 26 Chefärzten und den dazugehörigen Sekretariaten sowie Verwaltungssekretariaten) sollte re-organisiert werden und wir bekamen den Zuschlag. Man hatte uns quasi fast „blind“ engagiert, weil wir schon einige solcher Projekte im Sekretariatsbereich nicht nur begleitet, sondern auch konzipiert und durchgeführt haben.

Also ging es zum Kennenlerntermin ins Krankenhaus. Neben Personalleitung, Verwaltungsleitung und Projektleitung nahm auch der Vorsitzende des Betriebsrates am Termin teil, wovon wir allerdings im Vorwege nichts wußten. Wie es der Rolle des Betriebsrates entspricht: „natürlich voller Skepsis und Vorbehalte“ – das war unsere Befürchtung.

Fix überlegt, alle „dera“-Lerninhalte schnell gedanklich durchgespielt, kurz die Nerven verloren und wieder erlangt und entschieden:

Authentisch bleiben! Normal und neutral bleiben! Einfach sich selbst treu bleiben!

Gesagt – getan, was sollen wir sagen? Nach kurzer Zeit hatten wir nicht nur alle anderen, sondern auch den Betriebsratsvorsitzenden überzeugt. Und nicht nur das – er bot sogar an, sein eigenes Sekretariat mit in die Re-Organisation einzubeziehen. Ein dickeres Kompliment hätten wir uns nicht vorstellen können.

Fazit: Sich immer treu bleiben, bloß nicht verstellen, dann klappt das schon!

Birgit Müller, März 2017

dera®-Moderations-Blog: Daniela

Ein Ziel, eine Karre und viel Mist!

Ausmisten ist bei uns gerade DAS Thema. Als junge, noch unverbrauchte Flughafengesellschaft versuchen wir, das Unternehmen von der Pike auf neu zu strukturieren. Das schließt auch das gehörige Ausmisten nicht aus. Es hat sich viel angesammelt über die Jahre, lag doch das Wegschmeißen nicht unbedingt in der Priorität ganz oben. Da gab es durchaus dringendere Probleme zu lösen. Nichtsdestotrotz: Ausmisten befreit ungemein. Es macht einfach Spaß, so einen Prozess mitzumachen, denn die Resultate sind einfach schöööööön!

Aufgeräumte Archive, saubere Büros, freie Regalflächen, nicht überquellende Ordner. Das macht einfach Laune und Lust auf neue Ideen und gibt Schwung im Arbeitsleben, denn die tägliche Arbeit wird einfach ungemein erleichtert. Ein Griff, schon ist der richtige Ordner da, ohne dass er erstmal runter fällt, weil er viel zu voll ist. Ease your life!

Was das alles mit Moderation zu tun hat?

Naja, auf den ersten Blick nicht allzu viel. Auf den zweiten und dritten aber schon. Als Moderatorin mache ich mir auch Gedanken über das Wesentliche eines Gruppenprozesses:

  • Ich setze mir ein Ziel,
  • strukturiere mich und den Ablauf,
  • verwerfe wieder etwas, was keine Priorität hat oder keinen Sinn (mehr) macht und
  • optimiere zwischen Rahmen (z.B. verfügbare Zeit) und Inhalt (Themen).

Kurzum: Moderation fängt weit vorher an als erst im Workshop. Mit einer guten Vorbereitung nämlich und gutem Konzept. In der Vorbereitung mit dem Auftraggeber streiche ich dann wieder raus, was nur aufhält und nicht zum Ergebnis führt.

Im übertragenen Sinn mache ich das zur Zeit auch:

  • Ich reflektiere mich und gebe meiner Archivierung ein Ziel und eine Struktur. Der anschließende Gruppenprozess zur Entscheidung findet in mir drin statt:
  • Ich moderiere mich und freue mich als Teilnehmer später dann über ein aufgeräumtes und übersichtlicheres Büro.
  • Und dann spreche ich mit Kollegen über das Ergebnis und – Schwups entsteht eine Dynamik und damit auch wieder ein kleiner Gruppenprozess.

So gesehen moderiere ich mich jeden Tag ein kleines bisschen selbst: momentan beim Projekt „Ausmisten“.

Daniela Stricker, März 2017

dera®-Moderations-Blog: Birgit

„Die Hose voll …“

Letzte Woche fuhr ich zu einem Teamworkshop, der aus Sekretärinnen und Führungskräften bestand. Ich hatte die Information „es liefe nicht“ und ich hatte mit dem Auftraggeber sowie mit einigen Teilnehmern gesprochen, die mir sagten „das alles läge nur an einer Person“. Und genau diese Person kannte ich nicht, ich lernte sie erst am Morgen des Teamworkshops kennen. Ich hatte deshalb ganz schön „die Hose voll“, als ich losfuhr.

Ich bemühe mich immer, frei von anderen Meinungen in solche Situationen einzusteigen, aber … wer mag mir das verdenken … das klappt leider nicht immer. Auch in diesem Fall, wo ich „eigentlich“ davon ausgegangen war, ein „Stinkstiefel“ der besonderen Art erwartet mich. Und was passierte? Ich lernte einen ausgesprochen taffen, offenen, sympathischen Menschen kennen, der genau das verkörperte, was ich mir von einer Führungskraft, die mit Sekretariat oder Assistenz arbeitet, erwarte, er wusste genau, was er wollte und … was er nicht wollte.

Prima! Ich war begeistert! Mit dieser Erfahrung ging ich in den Workshop. Einige der Teilnehmer hatten mit Sicherheit die Erwartung, dass ich mich „auf ihre Seite schlage“, aber nein, meine Aufgabe war es jetzt, genau das in den positiven Fokus zu setzen. Und das machte ich – ich nahm alles zur Hilfe, was „dera“ dafür bietet, ich hielt fest, ich nahm die Teilnehmer mit, ich manövrierte die Gruppe dahin, dass abends am Ende jeder wusste, wer was wie mag bzw. wer was wie nicht mag. Und … die Teilnehmer redeten miteinander und nicht übereinander, sie „lernten sich kennen“, sie sahen sich mit anderen Augen. Es war ein Geschenk für mich, das in dieser Gruppe zu erleben!

Fazit: Prüfe Deine Haltung zu den Teilnehmern und zur Situation, gehe möglichst neutral in die Gruppe und bilde Dir eine eigene Meinung über die Situation und die Teilnehmer!

dera®-Moderations-Blog: Birgit

Visualisierungs-Tipps von Susan Glathe, ISS

(Flip: Visualisierungs-Tipps von Susan Glathe, ISS)

Struktur und Übersicht sind hilfreich!

Einen Team-Workshop hatte ich kürzlich mit einem Team von 8 Leuten: 5 davon kannte ich, die Büroleiterin (die Sechste) kannte ich zwar, aber noch nicht in der Leitungsfunktion, und zwei Mitarbeiter waren ganz neu. Ich hatte bei diesem Kunden schon einige Team-Workshops durchgeführt, kannte also das Unternehmen gut (um nicht zu sagen besser als die „Neuen“).

Wer meine „Blogs“ liest weiß ja mittlerweile, ich schieße so gern aus der Hüfte, aber hier war Struktur und Übersichtlichkeit gefragt, …

… denn die „alten“ Regeln und Vereinbarungen im Betrieb und die „neuen“ mussten nur ansatzweise „zusammenwachsen“, teilweise sollten die „alten“ – teilweise in schwierigen Phasen aufgestellten Regeln – aber auch „beerdigt“ werden.

So habe ich bei diesem Workshop mit viel Struktur und visuell gearbeitet, ich habe Vergangenes gestreift und visuell dargestellt, neue gemeinsame Vereinbarungen strukturiert, leicht verständlich dargestellt (auf Flipchart) und zwar so, dass alle im Team sie verstanden haben und unterschreiben konnten.

Am Abend hatten wir einen Stapel erarbeiteter Inhalte auf Flipcharts festgehalten mit vielen Punkten darin, die die Mitarbeiter zwar immer im Bauch hatten, bisher aber nicht kommuniziert konnten. Sprich wir haben unter meiner Moderation geschafft, die Inhalte so strukturiert darzustellen, dass sie „spürbar“ für alle klar waren (nicht nur im Bauch, sondern auch im Kopf) und jetzt kommuniziert werden können.

Diese Inhalte habe ich dann auch in einem späteren Termin – so war es mit dem Team vereinbart – mit dem Vorgesetzten durchgesprochen und dies hat sogar Entscheidungen herbeigeführt, die sich vorher keiner zu träumen gewagt hätte. Bingo!

Manchmal ist es doch gut, sehr sauber und diszipliniert als Moderator mit einer Struktur zu arbeiten und darin konsequent zu bleiben!

Birgit Müller, Juli 2016

dera®-Moderations-Blog: Daniela

Unverhofft kommt oft – auch in der Moderation. Zumindest gefühlt.

Bei meinem Arbeitgeber ist bzw. war Unstetigkeit eher an der Tagesordnung und so gab es (mal wieder) einen Betriebsübergang mit vielen verschiedenen beteiligten Parteien und Gremien. Da gab es einiges zu regeln, die neu gegründete Gesellschaft musste in alle Rechte und Pflichten einsteigen. Und das am besten gestern. Derzeit noch in Elternzeit half ich dafür Mitte Juni eine Woche lang aus und fühlte mich durch mein dera-Training gut gerüstet für diese turbulente Woche.

Obwohl dies keine Workshopmoderation war, fühlte ich mich doch sehr an viele der Moderationstugenden erinnert, z.B.

– aktives Zuhören (z.B. bei Personen mit Dialekt, bei zu viel Fachchinesisch)
– vermitteln (z.B. bei Dreiecksverträgen)
– manchmal den Gang hochschalten (z.B. bei trägen Behördenvertretern)
– manchmal ruhig bleiben und laufen lassen (Kollegen, die zuarbeiten)

Alles eben dosiert und mit Fingerspitzengefühl. Obwohl wir gar nicht in einer „klassischen“ Moderation waren, ging es natürlich trotzdem indirekt darum, denn

auch hier waren Gruppenprozesse zu steuern oder besser gesagt: Kleingruppenprozesse bzw. Kleinstgruppenprozesse (die kleinste Gruppe ist das Paar!).

Immer dann, wenn ich z.B. mit Behörden telefonierte und darauf drang, dass gewisse Genehmigungen auf die neue Gesellschaft umgeschrieben werden sollten. Oder wenn einer der gefühlt „100 Verträge“ zwischen verschiedenen Parteien rechtzeitig umgeschrieben werden sollte. Alles mit Deadline und alles natürlich nur vormittags von 10 bis 12 Uhr (naja, etwas übertrieben).

Aber letztlich ging es darum, eine breite Trägerschaft bei allen Aktionen herzustellen. Wahrscheinlich nicht nur in unserem Betriebsübergang, sondern informell sowieso im beruflichen Alltag. Und genau dafür ist Moderationsqualifikation doch nun mal da. Ob nun inkognito oder auf Bestellung, ob gewollt oder nicht. Unverhofft kommt eben oft. Und da ist es gut, wenn ich mein Handwerkszeug dabei habe…

Daniela Stricker, Juli 2016